Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza zmiany nie tylko dla firm korzystających z energii, lecz także dla jej dostawców. W przypadku branży energetycznej nowy obowiązek ma szczególne znaczenie, ponieważ ingeruje w jeden z najbardziej wrażliwych obszarów rozliczeń, czyli moment powstania obowiązku podatkowego. Jak podkreślają eksperci Legalis.pl, cyfryzacja fakturowania przekłada się na sposób rozliczania akcyzy od energii elektrycznej.
- Teza. Uruchomienie KSeF i idąca za tym cyfryzacja fakturowania przekłada się na sposób rozliczania akcyzy od energii elektrycznej.
- Dowód. Według prawników z Legalis, dla celów akcyzy decydujące znaczenie ma dokument, a nie rzeczywisty moment zużycia prądu.
- Dowód. Istnienie w tym samym momencie zarówno cyfrowego, jak i tradycyjnego obiegu faktur, powoduje powstanie dwóch równoległych porządków czasowych. Jednego opartego na dacie systemowej KSeF i drugiego wynikającego z dokumentów offline. Przy masowej skali sprzedaży energii nawet niewielkie rozbieżności pomiędzy tymi datami mogą prowadzić do błędów w deklaracjach akcyzowych.
- Efekt. Dostawcy energii powinni ograniczyć stosowanie dokumentów pośrednich i oprzeć cały system rozliczeń wyłącznie na fakturach przesyłanych do KSeF.
Konsekwencje uruchomienia KSeF dla energetyki. Spis treści
Energia elektryczna nie jest zwykłym dobrem. Należy do kategorii towarów niematerialnych. Oznacza to, że nie da się go ani wydać ani odebrać w tradycyjnym sensie. Z tego powodu prawo od lat wiąże moment sprzedaży energii nie z jej fizycznym przepływem, lecz z dokumentacją handlową.
Kluczową rolę odgrywa tu faktura lub inny dokument, z którego wynika obowiązek zapłaty. Jednak jak zauważają prawnicy z Legalis.pl, w realiach KSeF znaczenie tych dokumentów rośnie. Dzieje się tak ponieważ istnienie centralnego systemu narzuca jednolite i sztywne reguły ich wystawiania.
Akcyza na energię
Według polskiego prawa sprzedaż energii elektrycznej na terytorium kraju podlega opodatkowaniu akcyzą. Co do zasady danina ta obejmuje odsprzedaż energii do konsumpcji, czyli do podmiotów, które nie posiadają koncesji. W przypadku energii elektrycznej kluczowy problem polega jednak na tym, że jest ona wyrobem akcyzowym w formie niematerialnej. Taki stan rzeczy utrudnia jednoznaczne określenie momentu jej wydania.
Ustawa o podatku akcyzowym wskazuje, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania energii elektrycznej nabywcy końcowemu. Jednocześnie przepisy precyzują, że wydanie to następuje w momencie wystawienia faktury lub innego dokumentu, z którego wynika zapłata należności za sprzedaną energię. W praktyce oznacza to, że dla celów akcyzy decydujące znaczenie ma dokument, a nie rzeczywisty moment zużycia prądu.
Takie rozwiązanie, zdaniem ekspertów Legalis.pl, sprawia, że każda zmiana w procesie fakturowania automatycznie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego. W warunkach KSeF, gdzie obieg dokumentów zostaje podporządkowany centralnemu systemowi, ma to jeszcze większe znaczenie.
Jak dużą zmianą jest wprowadzenie KSeF? Dowiesz się tego z rozmowy z Jakubem Bubasem z EY dostępnej poniżej. Dalsza część artykułu pod materiałem wideo.
Automatyzacja i ryzyka związane z systemem KSeF
Od 1 lutego 2026 r. faktura uznawana jest za wystawioną w dniu jej skutecznego przesłania do KSeF. System nadaje jej wtedy specjalny numer identyfikacyjny, który potwierdza złożenie faktury, a szerzej o działaniu tego systemu pisaliśmy na Biznes Enter tutaj. Ten moment stanie się punktem odniesienia nie tylko dla rozliczeń VAT, lecz także dla akcyzy.
Mechanizm ten nie ma jednak charakteru absolutnego. Prawnicy uspokajają, że w przypadku sprzedaży dla konsumentów lub w sytuacjach awaryjnych, gdy faktura wystawiana jest poza systemem, decydująca pozostaje data wskazana przez podatnika w polu P_1 dokumentu.
Ten stan rzeczy powoduje jednak powstanie dwóch równoległych porządków czasowych, jednego opartego na dacie systemowej KSeF i drugiego wynikającego z dokumentów offline.
Przy masowej skali sprzedaży energii nawet niewielkie rozbieżności pomiędzy tymi datami mogą prowadzić do błędów w deklaracjach akcyzowych. Oznacza to, że firmy energetyczne muszą zadbać o pełną synchronizację swoich rozliczeń z KSeF. Jeśli tego nie zrobią, pojawią się konsekwencje.
Konsekwencje wdrożenia KSeF dla energetyki
Szczególnym wyzwaniem pozostaje powszechny w energetyce model rozliczeń oparty na prognozach. Są to tzw. blankiety prognozowe, które, choć formalnie nie są fakturami VAT, traktowane są jako dokumenty, z których wynika obowiązek zapłaty. Tym samym mogą one wywoływać obowiązek podatkowy w akcyzie już w chwili ich wystawienia, często na długo przed przesłaniem faktury właściwej do KSeF.
Podobne ryzyko generują wizualizacje faktur oraz potwierdzenia transakcji udostępniane klientom w portalach internetowych. Jeżeli odbiorca otrzyma dokument umożliwiający zapłatę przed oficjalną rejestracją faktury w systemie centralnym, organ podatkowy może uznać, że wydanie energii nastąpiło właśnie w tym wcześniejszym momencie. W praktyce komplikuje to rozliczenia i zwiększa prawdopodobieństwo sporów z fiskusem.
Z tego powodu eksperci z Legalis zwracają uwagę na kolejność wykonywania poszczególnych zadań. Najpierw faktura musi zostać skutecznie wysłana do KSeF, a dopiero potem jej treść powinna trafić do klienta. Każde odstępstwo od tej zasady może skutkować powstaniem obowiązku akcyzowego w innym okresie rozliczeniowym, niż zakłada to księgowość firmy.
Jak poradzić sobie w nowej rzeczywistości
Uruchomienie systemu KSeF ma poważne konsekwencje dla branży energetycznej. Jego start oznacza nie tylko konieczność przebudowania systemu fakturowania usług, ale również komunikacji z klientami i fiskusem.
Aby uniknąć komplikacji, prawnicy radzą, by dostawcy energii ograniczyli stosowanie dokumentów pośrednich i oparli cały system rozliczeń wyłącznie na fakturach ustrukturyzowanych przesyłanych do KSeF. Takie podejście ma pozwolić jednoznacznie określić moment powstania obowiązku podatkowego. Dzięki temu udałoby się zlikwidować ryzyko zaistnienia rozbieżności między dokumentacją handlową a deklaracjami podatkowymi.
Ignacy Zieliński, dziennikarz Biznes Enter
Część odnośników to linki afiliacyjne lub linki do ofert naszych partnerów. Po kliknięciu możesz zapoznać się z ceną i dostępnością wybranego przez nas produktu – nie ponosisz żadnych kosztów, a jednocześnie wspierasz niezależność zespołu redakcyjnego.
Zdjęcie główne: Efe Burak Baydar / Pexels.com