Nadeszła kluczowa data w kalendarzu każdego polskiego przedsiębiorcy. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest przez media często określane mianem rewolucji. Jak przygotować się do tej zmiany? Dlaczego nie warto czekać na „ostatnią prostą”? Jakie ryzyka biznesowe niesie ze sobą nowy system? Na te wszystkie pytania odpowiada w programie „Przerwa na Trendy” Jakub Bubas, partner w EY.
-
Czytasz artykuł sponsorowany. To oznacza, iż Serwis otrzymał wynagrodzenie za przygotowanie tego materiału. Nie oznacza to jednak, że jest ona napisana pod dyktando partnera. Wprost przeciwnie. Jak w każdym materiale, który czytasz na Biznes Enter, zostały w pełni dochowane standardy rzetelności dziennikarskiej. Dlatego też jest on podpisany nazwiskiem autora. Obie strony – redakcja, jak i nasz partner, zaakceptowały te warunki. Dziękujemy więc, że jesteś z nami.
-
Teza. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko kolejna nowelizacja podatkowa, lecz fundamentalna zmiana paradygmatu zarządzania danymi, która wymusza digitalizację i integrację procesów przepływu informacji w całej strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa.
- Dowód. System eliminuje dotychczasowy model raportowania „po fakcie” na rzecz przesyłania danych o operacjach gospodarczych w czasie rzeczywistym, co sprawia, że za jakość i zgodność informacji muszą odpowiadać nie tylko działy księgowe, ale również zespoły logistyki, sprzedaży, zakupów czy administracji.
- Efekt. Odkładanie wdrożenia na ostatnią chwilę, mimo braku kar administracyjnych w 2026 roku, niesie ze sobą ryzyko wykluczenia biznesowego, ponieważ kluczowi kontrahenci mogą wcześniej wymagać wymiany faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF, co wymusza gotowość operacyjną niezależnie od sankcji prawnych.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to pokoleniowa zmiana dla firm w Polsce. W pierwszym etapie system obejmie przedsiębiorstwa, które w 2024 r. miały obroty przekraczające 200 mln zł. To właśnie one zaczynają cały proces obowiązkowego wystawiania faktur przez KSeF od 1 lutego 2026 r. Pozostałe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) – dołączą do nich od 1 kwietnia 2026 r.
KSeF – z czym to się je?
Z kolei mikroprzedsiębiorcy o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. System umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur, a Urzędowi Skarbowemu zajrzenie do samych trzewi obrotu gospodarczego nad Wisłą, co już wywołuje niemałe napięcia.
Warto podkreślić jednak, że wprowadzenie KSeF nie jest zjawiskiem nagłym, lecz konsekwencją długofalowej strategii państwa. Jak zauważa Jakub Bubas, partner w EY, to kolejny element większej układanki podatkowej, która dotyka polskiego biznesu już od dekady.
Zobacz całe nagranie z Jakubem Bubasem tutaj:
– Raportujemy do systemu Ministerstwa Finansów tak naprawdę każdą naszą operację biznesową – mówi w rozmowie z Biznes Enter Bubas. Dodaje on, że:
Wszystko zaczęło się już prawie 10 lat temu, kiedy w 2016 roku weszły w życie jednolite pliki kontrolne (JPK), obejmujące swoim zakresem dane dotyczące rejestrów VAT, ksiąg rachunkowych, faktur sprzedaży czy rachunków bankowych. Ta digitalizacja i ten sposób raportowania dzisiaj doprowadziły nas właśnie do KSeF-u, do e-faktury.
Zmiana dotknie całej organizacji
Choć KSeF kojarzy się głównie z czystą księgowością, w rzeczywistości jego wpływ na przedsiębiorstwo jest znacznie szerszy. System spaja procesy w firmie, wymuszając przepływ informacji przez niemal całą organizację.
– Jest to niemałe wydarzenie dla każdego biznesu w kraju – podkreśla partner EY. Według niego zmiana dotyczy tak naprawdę większej części organizacji, bo mowa jest o raportowaniu sprzedaży, a jednocześnie o odbieraniu faktur zakupowych.
– Czyli w proces zaangażowany jest nie tylko dział finansowy, czy podatkowy, ale także działy logistyczne, sprzedaży, zakupów, dział administracyjny czy dział HR. Wszystkie, w których faktura jest w jakiś sposób przetwarzana – wyjaśnia ekspert.
Koniec raportowania „po fakcie”
Głównym celem Ministerstwa Finansów pozostaje uszczelnienie systemu podatkowego i zmniejszenie luki VAT, ale KSeF to także próba standaryzacji danych – zarówno technicznej, jak i jakościowej. Zmienia się jednak paradygmat – przechodzimy od raportowania historycznego do czasu rzeczywistego.
– Cały KSeF powoduje to, że my coraz bardziej idziemy w kierunku bieżącego raportowania danych do Ministerstwa Finansów, a nie raportowania ich post factum – tłumaczy Bubas.
– W przypadku KSeF raportujemy te dane tak naprawdę na bieżąco, cały czas. Co oznacza, że my dzisiaj musimy zapewnić, że te dane są jakościowe i że mamy co do nich pewność, ponieważ mogą być poddane analizie od razu – zaznacza.
2026 r. nie jest wolny od ryzyk
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że rok 2026 będzie okresem przejściowym, w którym za błędy nie będą jeszcze grozić kary administracyjne. Ekspert przestrzega jednak przed złudnym poczuciem bezpieczeństwa. Brak sankcji skarbowych nie oznacza braku konsekwencji biznesowych.
– Sankcje legislacyjne to jedna strona medalu, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę wymagania obrotu gospodarczego. One nie są nigdzie wpisane w żadnym kodeksie czy ustawie – zauważa Jakub Bubas i wskazuje:
Są to sytuacje, w których po prostu nasz partner biznesowy może wymagać od nas już wymiany informacji w zakresie fakturowania właśnie przez KSeF. Wydaje mi się, że nie jest to żadne odległe czy małe ryzyko, które można lekceważyć. Na pewno w dużym biznesie może to być wyzwanie, z którym potencjalnie będziemy musieli się zmierzyć.
Ministerstwo Finansów informuje
Ministerstwo Finansów przypomina w oficjalnych komunikatach, że od 1 lutego obowiązek odbioru faktur w Krajowym Systemie e-Faktur dotyczy wszystkich podmiotów – także tych, które same nie wystawiają dokumentów w systemie, ale je otrzymują.
Aby ułatwić ten proces, resort udostępnił bezpłatne narzędzia:
- Aplikację Podatnika KSeF na stronie podatki.gov.pl,
- aplikację mobilną oraz e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym.
Przedsiębiorcy posiadający NIP mają już podstawowe uprawnienia do systemu i mogą logować się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Natomiast podmioty inne niż jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej, muszą złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA, aby uzyskać dostęp.
Po zalogowaniu do wybranego narzędzia wszystkie dokumenty wystawione dla danej firmy znajdują się w zakładce „Lista Faktur”. Resort finansów uczula na konieczność regularnego sprawdzania tej sekcji, ponieważ moment otrzymania faktury w systemie ma kluczowe znaczenie dla terminów płatności.
Co istotne, system przewiduje sytuacje wymagające tradycyjnej formy dokumentu, np. przy rejestracji samochodu, rozliczaniu dotacji czy w sprawach sądowych. W takich przypadkach fakturę można pobrać (np. w formacie PDF) i wydrukować – taki dokument będzie automatycznie opatrzony numerem KSeF oraz specjalnym kodem.
oprac. Damian Szymański
Zdjęcie główne: Kolaż stworzył Sylwester Kluszczyński