Dzisiejsze dyskusje na temat systemu KSeF to zaledwie preludium. Prawdziwa debata o cyfryzacji księgowości rozpocznie się w Polsce wraz z szerszym uchyleniem wrót systemu, co nastąpi już 1 kwietnia. Wtedy to obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF-ie ma objąć również podatników korzystających ze zwolnienia z VAT.
- Teza. Od 1 kwietnia obowiązek korzystania z Krajowy System e-Faktur zostanie rozszerzony i obejmie również podmioty zwolnione z VAT.
- Dowód. Jak wyjaśniają eksperci z IFIRMA, z punktu widzenia KSeF istnieje zasadnicza różnica techniczna i prawna między transakcjami B2B a B2C. Każda faktura dokumentująca sprzedaż na rzecz innego podmiotu gospodarczego musi zostać wprowadzona do systemu i otrzymać unikalny numer identyfikacyjny.
- Efekt. Dla mikroprzedsiębiorców, którzy obawiają się, że cyfryzacja fakturowania może okazać się zbyt dużym wyzwaniem, ustawodawca przewidział mechanizm ochronny. Jeśli łączna wartość sprzedaży brutto nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, podatnik może wystawiać faktury w formie dotychczasowej (czyli poza KSeF). Jednak tylko do końca 2026 r
Zwolniony z VAT, ale nie z KSeF. Spis treści
Od 1 kwietnia obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostanie rozszerzony i obejmie kolejną grupę przedsiębiorców. Do tej pory z systemu musieli korzystać przede wszystkim czynni podatnicy VAT, jednak od kwietnia jego częścią staną się również podmioty zwolnione z tego podatku.
Ta zmiana ma szczególne znaczenie dla najmniejszych firm oraz osób prowadzących działalność nierejestrowaną, rozliczających najem prywatny lub sporadycznie wystawiających faktury na żądanie klientów. Dla tej grupy kluczowe staje się pytanie, czy planują wystawiać faktury w relacjach B2B (business to business). Jeśli tak, to od 1 kwietnia każda taka faktura będzie musiała zostać wprowadzona do systemu KSeF.
A czym w ogóle jest KSeF i dlaczego jego wprowadzanie było nieuchronne? Tego dowiecie się z naszej rozmowy z Jakubem Bubasem, partnerem w EY, którą możecie obejrzeć poniżej.
Dalsza część artykułu dostępna jest pod materiałem wideo
Jak KSeF zmieni sposób fakturowania od 1 kwietnia
Jak wyjaśniają eksperci z IFIRMA, z punktu widzenia KSeF-u istnieje zasadnicza różnica techniczna między transakcjami B2B (pomiędzy firmami) a B2C (business to consument, pomiędzy firmą a konsumentem). Według nowych przepisów każda faktura dokumentująca sprzedaż na rzecz innego podmiotu gospodarczego musi zostać wprowadzona do systemu i otrzymać unikalny numer identyfikacyjny.
Wymaga to posługiwania się numerem NIP zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę. Taka zmiana dla wielu osób prowadzących działalność o małej skali będzie zupełną nowością. System w tej kwestii jest surowy i nie przewiduje żadnych odstępstw – jeśli dokumentujesz transakcję fakturą, robisz to cyfrowo.
W przypadku sprzedaży dla konsumentów (B2C) sytuacja wygląda inaczej, ponieważ ustawodawca nie nałożył obowiązku fakturowania tego typu transakcji w KSeF-ie. Sprzedawca może jednak dobrowolnie wystawić taką fakturę w systemie, jednak z zastrzeżeniem, że dokument musi być również przekazany kupującemu w inny, uzgodniony z nim sposób, chyba że konsument wyrazi zgodę na jej udostępnienie wyłącznie w KSeF-ie.
Księgowi z IFIRMA przypominają również o zmianach w przepisach dotyczących kas rejestrujących i faktur uproszczonych. Do końca 2026 r. paragony z NIP do kwoty 450 zł uznawane za faktury uproszczone nie muszą trafiać do KSeF-u. Dokumenty generowane za pomocą kas fiskalnych również pozostają poza tym obowiązkiem na czas wdrażania systemu.
Co powinna zawierać faktura w KSeF
Wchodzących od 1 kwietnia do systemu firm nie czeka wiele nowości. Faktura ustrukturyzowana w KSeF merytorycznie zawiera te same elementy, co znane dotychczas przedsiębiorcom dokumenty. Muszą się na niej znaleźć:
- daty wystawienia,
- dane nabywcy i sprzedawcy,
- rodzaj towaru lub usługi,
- miarę i liczbę/zakres usług,
- cenę jednostkową,
- kwotę należności ogółem.
Najważniejszą zmianą w nowej cyfrowej księgowości jest obowiązek posługiwania się własnym numerem NIP przy fakturach B2B. Dotyczy to także osób prowadzących działalność nierejestrowaną czy rozliczających najem prywatny, które wcześniej nie musiały korzystać z NIP przy sprzedaży dla firm.
Po wdrożeniu KSeF-u – osoby fizyczne z działalnością nierejestrową lub najmem prywatnym przy fakturowaniu sprzedaży dla firm będą zobligowane do wystawienia faktury w KSeF-ie, a więc mają obowiązek posługiwać się także swoim NIP-em.
Katarzyna Krzemińska, kierowniczka Biura Rachunkowego w IFIRMA.
Eksperci z IFIRMA zapewniają, ze pozyskanie numeru NIP nie jest skompliwoną procedurą. – Aby otrzymać NIP, osoby te powinny złożyć w US druk NIP-7 oraz VAT-R (w treści wskazując korzystanie ze zwolnienia z VAT). Na tej podstawie urząd nada NIP oraz „otworzy” konto w KSeF-ie – podpowiada Katarzyna Krzemińska z IFIRMA.
Okres przejściowy dla najmniejszych przedsiębiorców
Dla mikroprzedsiębiorców, którzy obawiają się, że cyfryzacja fakturowania może okazać się zbyt dużym wyzwaniem, ustawodawca przewidział mechanizm ochronny. Jeśli łączna wartość sprzedaży brutto nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, podatnik może wystawiać faktury w formie dotychczasowej (poza KSeF) do końca 2026 r. Ułatwienie to pozwala jednoosobowym działalnościom zwolnionym z VAT oraz osobom wynajmującym mieszkania na stopniowe przygotowanie się do zmian bez ryzyka paraliżu sprzedaży w pierwszym dniu obowiązywania ustawy.
Ochrona ta ma jednak charakter tymczasowy i wygasa z końcem 2026 r. Od stycznia 2027 r. wszyscy podatnicy, niezależnie od skali obrotów czy statusu VAT, będą musieli wystawiać faktury B2B w KSeF-ie. Dla wielu najmniejszych podmiotów będzie to moment, w którym cyfryzacja przestanie być wyborem, a stanie się wymogiem prawnym warunkującym prowadzenie biznesu.
Z tego powodu warto poświęcić najbliższe miesiące na edukacje. Przygotowanie odpowiednich procedur, weryfikacja posiadania NIP oraz wybór oprogramowania do zarządzania księgowością, to wyzwania, którym muszą sprostać przedsiębiorcy. Warto nie odkładać ich na ostatnią chwilę. Im szybciej oswoisz się z nowym standardem, tym mniejszy stres towarzyszyć ci będzie przy wystawianiu pierwszej faktury ustrukturyzowanej.
Ignacy Zieliński, dziennikarz Biznes Enter
Część odnośników to linki afiliacyjne lub linki do ofert naszych partnerów. Po kliknięciu możesz zapoznać się z ceną i dostępnością wybranego przez nas produktu – nie ponosisz żadnych kosztów, a jednocześnie wspierasz niezależność zespołu redakcyjnego.
Zdjęcie główne: Mikhail Nilov / pexels.com