Po ponad miesiącu od startu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) można już wyciągnąć pierwsze wnioski dotyczące tego, jak radzą sobie z nim przedsiębiorcy. Już na początku nie obyło się bez wpadek i awarii. Obecnie jednak KSeF generuje jeden, ale poważny problem – mianowicie firmy mają kłopoty z widocznością faktur w systemie. To o tyle istotne, że podważa całą reformę, gdyż firmy wciąż muszą bazować także na fizycznych dokumentach.
- Teza. KSeF wystartował ponad miesiąc temu. W ciągu pierwszych czterech tygodni przedsiębiorcy wystawili w nim ponad 35 mln faktur. Jednak część z nich zgłasza problem z ich widocznością w systemie.
- Dowód. Do tego problemu ustosunkowało się już Ministerstwo Finansów, które wskazuje, że może on mieć związek z m.in. kwestiami integracyjnymi oraz zgodnością z wymaganiami formatów XML. Zaleca ponowną wysyłkę faktur, a w razie, gdyby problem nawracał – wdrożenie narzędzi weryfikujących poprawność plików XML.
- Efekt. Ministerstwo Finansów zapowiada, że będzie starało się wyeliminować ten problem. Dopóki nie będzie rozwiązany, to firmy powinny m.in. na bieżąco monitorować statusy w KSeF, archiwizować UPO oraz reagować szybko na odrzucenia, poprzez ponowienie wysyłki dokumentów – podpowiada ekspertka.
KSeF a problem widoczności faktur. Spis treści
Funkcjonujący od 1 lutego KSeF w pierwszym miesiącu musiał mierzyć się już z awarią Profilu Zaufanego. Firmy ponadto miały trudności ze wdrożeniem i adaptacją do nowych procesów. Księgowi zwracają uwagę, że obsługa e-faktur wiąże się z większą liczbą komunikatów i dokumentów operacyjnych niż przy dotychczasowych rozwiązaniach. Dlatego też przedsiębiorstwa wdrażają dodatkowe procedury kontrolne. Na ich szczęście w tym roku skarbówka nie będzie karać ich za błędy popełnione przy wypełnianiu elektronicznych faktur.
Można już jednak napisać z całą pewnością, że KSeF ruszył z kopyta. Szczególnie że od 1 do 26 lutego przedsiębiorcy wystawili za jego sprawą 35 mln faktur – podało Ministerstwo Finansów. W tym czasie jednak ujawnił się inny, istotny problem.
O tym, dlaczego KSeF był nieuchronny, dowiesz się z rozmowy Biznes Enter z Jakubem Bubasem, partnerem w EY, którą możesz obejrzeć poniżej. Dalsza część artykułu pod materiałem wideo.
Przedsiębiorcy mają problem z widocznością faktur w KSeF-ie
Jaki? Chodzi o widoczność faktur, o czym informuje IFIRMA.PL, firma specjalizująca się w księgowości online. – Przedsiębiorcy wskazują, że część faktur jest odrzucana przez KSeF mimo prawidłowego wysłania, a na tym etapie Ministerstwo Finansów nie przedstawia jednoznacznych przyczyn takich odrzuceń – mówi Joanna Łuksza, kierowniczka Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
To nie koniec problemów. Zdarzają się bowiem przypadki, kiedy to faktura niby otrzymuje numer KSeF i ma status „przyjętej”, jednak przedsiębiorca nie widzi jej w swoim systemie księgowym ani panelu KSeF. To o tyle istotne, że bez tego przedsiębiorcom trudniej jest potwierdzić, że dokument jest dostępny po stronie kontrahenta. Nie pomaga tu fakt, że wystawca dysponuje Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru złożenia dokumentu w systemie.
Faktury nie trafiają więc do KSeF w prawidłowy sposób, a jeśli zostaną zapisane w systemie, to zdarza się, że pojawiają się w nieodpowiednim module. W efekcie kontrahent nie otrzymuje niezbędnych dokumentów i nie może odliczyć VAT. Wobec tych problemów część przedsiębiorstw, zwłaszcza przy dużej skali fakturowania, musi częściej monitorować statusy dokumentów i porównywać dane pomiędzy systemami firmowymi a KSeF.
Joanna Łuksza, kierowniczka Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL
W efekcie część firm pozostawia równoległy obieg faktur fizycznych. Tak, by nie pogubić się we własnych zobowiązaniach.
Ministerstwo dostrzega problem
Problem ten jest na tyle dolegliwy, że już Ministerstwo Finansów zdecydowało się do niego ustosunkować. MF zapewnia, że wszystkie faktury, które otrzymały numer KSeF, są zapisane w systemie. Nie są też z niego usuwane.
Skąd zatem biorą się trudności? Mogą brać się m.in. z kwestii integracyjnych lub mieć związek ze zgodnością z wymogami formatu XML. Jako rozwiązanie doraźne resort proponuje ponownie wysłać fakturę. W wielu przypadkach powinno to zaowocować jej widocznością po stronie odbiorcy.
Jeśli jednak skala odrzuceń jest większa, to Ministerstwo rekomenduje wdrożenie we własnej firmie narzędzi wspierających kontrolę poprawności plików XML w systemach fakturujących. Zapowiada też prace nad dokładnym zdiagnozowaniem przyczyny i wprowadzenie usprawnień.
– W obecnej sytuacji przedsiębiorcy powinni wzmocnić kontrolę obiegu e-faktur: na bieżąco monitorować statusy w KSeF, archiwizować UPO oraz szybko reagować na odrzucenia, ponawiając wysyłkę dokumentu. Dobrym krokiem jest też uzgodnienie z kontrahentami prostej procedury potwierdzania, czy faktura jest widoczna po ich stronie. Do czasu pełnego ustabilizowania działania systemu kluczowe jest dokumentowanie każdego kroku i szybkie wyjaśnianie rozbieżności, aby nie blokować rozliczeń i prawa do odliczenia VAT – podsumowuje ekspertka.
Krystian Rosiński, dziennikarz i wydawca Biznes Enter
Zdjęcie główne: jannoon028 / Freepik