Koniec z odroczeniami – od początku lutego obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). Polscy przedsiębiorcy już od kilku dni na własnej skórze testują obowiązki, jakie niesie ze sobą e-fakturowanie. Nie są jednak w tym pierwsi w Europie. Poza tym „oswojenie” się z taką formą raportowania może się im przydać, gdy wejdą w życie zmiany na szczeblu unijnym.
- Teza. KSeF, choć jest gigantyczną zmianą w codziennym funkcjonowaniu firm, był nieunikniony.
- Dowód. Unia Europejska już jakiś czas temu przygotowała cały pakiet związany z e-fakturowaniem. Gdybyśmy nie wdrożyli KSeF-u, to z czasem i tak musielibyśmy dostosować się do regulacji UE.
- Efekt. Niektóre kraje mają znacznie większe opóźnienia od Polski we wdrażaniu systemów elektronicznego fakturowania. A to sprawia, że ichniejszym przedsiębiorstwom będzie trudniej przystosować się do zmian, jakie nadejdą wraz z wejściem w życie pakietu unijnego.
Nie tylko KSeF. Spis treści
Cyfryzacja gospodarek jest jednym z największych wyzwań XXI w. dla regulatorów. Miejsce ulokowania siedziby firmy, czyli coś, co miało kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych w poprzednim stuleciu, w dobie swobodnego przepływu usług w sieci przestaje mieć znaczenie.
Dlatego też decydenci coraz przychylniej patrzą na pomysły takie jak fakturowanie elektroniczne. Wszystko po to, by podmioty realnie zarabiające na danym rynku, na tymże rozliczały się też z podatków. I właśnie w tę tendencję wpisuje się KSeF, o czym w rozmowie z Biznes Enter mówił Jakub Bubas, partner w EY.
Całej rozmowy z Jakubem Bubasem posłuchasz poniżej. Dalsza część artykułu pod materiałem wideo.
W Polsce KSeF, w Unii ViDA
Przypomnijmy pokrótce: od 1 lutego KSeF stał się centralnym punktem obrotu fakturami pomiędzy firmami. System obejmie kolejnymi etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających FV. Docelowo każdy tego typu dokument będzie musiał przejść przez serwery Ministerstwa Finansów, zanim w ogóle zacznie funkcjonować w obrocie gospodarczym, co budzi obawy przedsiębiorców.
Jednak pomysł na fakturowanie elektroniczne pojawił się już lata temu w Unii Europejskiej. Zawarty został w pakiecie pakiecie VAT in Digital Age (ViDA), nad którym Bruksela rozpoczęła prace niema cztery lata temu, zaś Komisja Europejska przedstawiła jego założenia w grudniu 2022 r.
Od 14 kwietnia 2025 r. przepisy związane z pakietem weszły w życie. W pierwszej kolejności zakładają, że państwa unijne chcące wprowadzić fakturowanie elektroniczne w swoim systemie, nie muszą występować o zgodę do Komisji Europejskiej (gdy Polska przymierzała się do wdrożenia KSeF, to o nią wystąpiła). W kolejnych latach zmiany obejmą m.in. (podajemy za Deloitte):
- raportowanie transakcji dostaw energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej i gazu przewodowego poprzez system One Stop Shop (od 1 stycznia 2027 r.);
- rozliczanie VAT przez platformy cyfrowe ułatwiające świadczenie usług krótkoterminowego wynajmu lokali mieszkalnych oraz transportu pasażerskiego, jeżeli dostawca sam nie odprowadza VAT (od 1 lipca 2028 r.);
- opodatkowanie świadczenia usługi konsumentom poprzez platformy cyfrowe w miejscu, gdzie dokonywana jest transakcja (od 1 lipca 2028 r.);
- zmniejszenie konieczności wielokrotnej rejestracji VAT w różnych krajach UE dla przedsiębiorstw (od 1 lipca 2028 r.);
- obowiązkowe raportowanie transakcji wewnątrzwspólnotowych do pięciu dni po wystawieniu faktury – ta powinna być wystawiona do 10 dni od wystawienia zdarzenia, od którego trzeba opłacić podatek, czyli np. od dostawy (od 1 lipca 2030 r.);
- stosowanie ujednoliconego systemu e-fakturowania EN 16931 (od 1 lipca 2030 r.);
- pełną harmonizację systemów e-fakturowania (od 1 stycznia 2035 r.).
Jak zatem wyraźnie widać z powyższej wyliczanki, ViDA jest jednym z mechanizmów zmierzających do opodatkowywania cyfrowych usług tam, gdzie są one sprzedawane lub realizowane. – Wprowadzenie pakietu VAT w erze cyfrowej to z jednej strony niezbędna modernizacja systemu podatkowego, a z drugiej – wsparcie wzrostu gospodarczego i wzmocnienie integracji rynku wewnętrznego Unii Europejskiej – tłumaczył Mateusz Pociask z EY Polska, Partner Zarządzający Tax & Law, Lider Innowacji EY w regionie CESA w momencie, gdy Bruksela pracowała nad pakietem ViDA.
Ogromne tempo zmian w gospodarce, przejawiające się m.in. powstawaniem nowych branż i usług, technologicznymi innowacjami, cyfryzacją czy globalizacją, jednoznacznie wskazuje, że zmiany w prawie muszą następować szybciej, by właściwie spełniać swoje cele.
Mateusz Pociask z EY Polska, Partner Zarządzający Tax & Law, Lider Innowacji EY w regionie CESA
Nie tylko Polska stosuje e-fakturowanie
Docelowo cała Europa będzie działać w systemie podobnym do KSeF. Polskę można zatem uznać za pionierkę zmian. Choć niejedyną, gdyż niektóre kraje już stosują e-fakturowanie. Przykładem są tu Włochy ze swoim Sistema di Interscambio (SdI), uruchomionym już w 2019 r. SdI jest obecnie jedynym miejscem, gdzie przedsiębiorca może wystawić fakturę. Jeśli zrobi to poza systemem, to uznaje się ją za niewystawioną.
Podobnie działa grecki my Digital Accounting and Tax Application (myDATA) uruchomiony od początku 2021 r. Z kolei model zbliżony do polskiego od 2024 r. realizuje Rumunia ze swoim RO e-factura. Od stycznia 2026 r. zaś e-fakturowanie wprowadziła Belgia.
We Francji natomiast obowiązuje system Chorus Pro. Na razie w przypadku transakcji B2G (business to government), ale od września 2026 r. mają nim zostać objęte także transakcje B2B (termin ten nie jest jednak pewny, wcześniej był już kilkukrotnie odraczany). Najpierw dotyczyć będzie dużych i średnich firm, a rok później dołączą do nich małe i mikroprzedsiębiorstwa.
W kolejce są też inne kraje unijne (m.in. Niemcy i Hiszpania, która już kilkukrotnie odraczała termin), a kolejne czekają na wejście w życie pakietu ViDA.
To zresztą nie jest „fanaberia” UE, gdyż systemy e-faktur są już mocno rozwinięte w Ameryce Południowej, która jest uznawana za globalnego lidera w tym zakresie. Model Clearance (czyli działający w czasie rzeczywistym) wprowadziły m.in. Brazylia, Argentyna, Chile czy Meksyk. Ponadto spotkać się z nim też można w m.in. Australii, Chinach, Hongkongu, Tajwanie, Japonii, Korei Południowej czy w Indiach – wymieniał serwis pit.pl.
Od e-fakturowania uciec się nie da. Pozostaje zatem się przygotować na czasy, gdy system stanie się standardem na całym Starym Kontynencie. A im szybciej się przyswoi jego tajniki, tym lepiej będzie się przygotowanym do rywalizacji wewnątrzunijnej po pełnym wdrożeniu pakietu ViDA.
Krystian Rosiński, dziennikarz i wydawca Biznes Enter
Część odnośników to linki afiliacyjne lub linki do ofert naszych partnerów. Po kliknięciu możesz zapoznać się z ceną i dostępnością wybranego przez nas produktu – nie ponosisz żadnych kosztów, a jednocześnie wspierasz niezależność zespołu redakcyjnego.
Zdjęcie główne: Christophe Licoppe / European Union, 2024 / EC