Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wydaniu 2.0 daje narzędzia do ochrony przed fałszywymi fakturami – obojętnie, czy są wystawione niechcący, czy z premedytacją, bo stoi za nimi oszust. Nie są one jednak doskonałe, więc eksperci podpowiadają: nic nie zastąpi czujności i skupienia przy rozliczaniu faktur.
- Teza. Oszuści mogą próbować wykorzystać KSeF, aby wystawiać fałszywe faktury firmom. Mogą w ten sposób próbować wyłudzić pieniądze, dane czy nakłonić ofiarę, by wpłaciła pieniądze na konto złodzieja.
- Dowód. Cały proces odbywa się poprzez przypisywanie faktur do nabywców na podstawie numeru NIP. Może się zatem zdarzyć tak, że otrzymamy jakąś FV omyłkowo, gdyż podmiot ją wystawiający pomyli cyferki. Może jednak też to zrobić z premedytacją, a wtedy będziemy już mieć do czynienia z próbą oszustwa.
- Dowód. Nie pomaga też fakt, że przedsiębiorca nie ma możliwości odrzucenia faktury w KSeF, zanim zostanie ona przypisana do jego konta. To stwarza ryzyko przeoczenia tej wadliwej w gąszczu innych dokumentów. Ponadto w KSeF nie można stosować not korygujących, co również nie pomaga w takiej sytuacji.
- Efekt. Na szczęście istnieje możliwość zgłoszenia fałszywej faktury do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Jednak narzędzie to nie jest doskonałe, gdyż można zgłosić tylko jedną naraz. W praktyce zatem przy rozliczeniach z kontrahentami należy zachować czujność.
Jak się chronić przed fałszywymi fakturami w KSeF? Spis treści
Przedsiębiorczość już nigdy nie będzie taka sama, gdyż od 1 lutego wkroczyliśmy w erę KSeF. I chociaż nie wszyscy mają obowiązek wystawiania faktur elektronicznie, gdyż system wdrażany jest etapami, to w praktyce każda firma musi już odbierać FV wystawione w ten sposób.
Najpóźniej od 1 stycznia 2027 r. wszystkie tego typu dokumenty będą musiały przejść przez serwery Ministerstwa Finansów, zanim w ogóle zaczną funkcjonować w obrocie gospodarczym, co wzbudza obawy przedsiębiorców. To zresztą szerszy trend, o czym szczegółowo w rozmowie z Biznes Enter opowiadał Jakub Bubas, partner w EY.
Całej rozmowy z Jakubem Bubasem posłuchasz poniżej. Dalsza część artykułu pod materiałem wideo.
KSeF a fałszywe faktury
Nowe, powszechne narzędzie służące wystawianiu i przyjmowaniu faktur stwarza też pewne pole do popisu dla oszustów. Wszystko przez automatyczne przypisywanie faktur do nabywców na podstawie numeru NIP – wskazują eksperci IFIRMA.PL, polskiego serwisu księgowości online.
Przedsiębiorca nie może odrzucić faktury w KSeF, dopóki ta nie zostanie przypisana do jego konta. To oznacza, że w systemie w ten sam sposób pojawią się dokumenty wystawione przez jego rzeczywistego kontrahenta, jak i te wystawione omyłkowo lub będące próbą nadużycia. A jeśli w krótkim czasie do naszego konta przypisana zostanie „górka” dokumentów, to łatwo w ich gąszczu przeoczyć jeden, który nie powinien być skierowany do nas.
Co istotne, w KSeF-ie nie mamy możliwości zastosowania not korygujących. To dodatkowo komplikuje sytuację przy próbie naprawy błędów w dokumencie już formalnie wydrukowanym. – Wystawienie scamowej (pol. fałszywej – przyp. red.) faktury nie zawsze jest proste do wykrycia – przyznaje Joanna Łuksza, Kierowniczka Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
Zła faktura w KSeF może być pomyłką
Pamiętajmy, że sama obecność faktury w KSeF-ie nie stwarza z automatu skutków podatkowych. Te mogą nastąpić też dopiero po tym, jak dokument ujmiemy w księgach i rozliczeniach. Dlatego jeśli mamy podejrzenia, że jakaś FV może być fałszywa, nie reagujmy nerwowo, a spróbujmy przeanalizować, czy rzeczywiście mamy do czynienia z oszustwem.
Liczy się bowiem intencja we wprowadzaniu błędnych danych do faktury lub ich braku. Może się bowiem zdarzyć tak, że na nasze konto trafi faktura, która pierwotnie była skierowana do kogoś innego lub powinna dotyczyć innego towaru czy usługi, albo też mieć inną wartość.
Wystawiający ją podmiot np. pomylił cyferki w numerze NIP, informację o tym, co nam sprzedał lub też wpisał błędną kwotę w podsumowaniu faktury. W takim wypadku sprzedawca powinien ją poprawić poprzez fakturę korygującą do zera, a następnie wystawić nowy, poprawny dokument.
Co innego scamowa faktura, która wystawiana jest świadomie w celu wyłudzenia danych, pieniędzy lub nakłonienia odbiorcy do płatności na rachunek oszusta. W tym wypadku, gdy już upewniliśmy się, że mamy do czynienia z oszustwem, nie pozostaje nam nic innego, jak działać.
Jak się bronić przed fałszywą fakturą w KSeF?
Aby skutecznie się obronić przed opłaceniem fałszywej faktury, najpierw trzeba w ogóle ją rozpoznać.
Zazwyczaj może to być dokument od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował lub fakturę za transakcję, która nigdy nie miała miejsca. Wśród sygnałów ostrzegawczych jest też brak możliwości kontaktu z wystawcą, błędy językowe czy bardzo krótki termin płatności, narzucony bez uzgodnień. Utrudnieniem jest także to, że w celu wykrycia oszustwa nie można poprzestać wyłącznie na analizie pojedynczego symptomu – analiza powinna uwzględniać kilka przesłanek łącznie.
Joanna Łuksza, Kierowniczka Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL
Skoro już upewniliśmy się, że mamy do czynienia z oszustwem, to trzeba działać. KSeF 2.0, czyli system udostępniony przez MF od 1 lutego, ma możliwość zgłaszania nadużyć do KAS.
Jednak, jak wskazują eksperci, funkcja ta ma rolę wyłącznie narzędzia technicznego i nie pomoże przy rozwiązywaniu sporów handlowych. Skorzystać z niej mogą nabywcy i inne podmioty uprawnione do dostępu do faktur. Sprzedawca oraz jego pełnomocnik nie mogą zgłosić nadużycia.
Podmiot do tego uprawniony musi odpowiednio uzasadnić KAS, dlaczego zgłasza daną fakturę. Co więcej, nie ma możliwości zgłoszenia kilku dokumentów jednocześnie. A zatem po zgłoszeniu scamowej faktury pozostaje nam uzbroić się w cierpliwość i czekać na werdykt skarbówki.
Szczególnie że – jak podaje IFIRMA.PL – choć fiskus analizuje każde zgłoszenie, to przedsiębiorca nie jest informowany o przebiegu weryfikacji ani o jej wyniku. Może jednak w systemie sprawdzić status zgłoszenia od momentu jego zainicjowania po ostatnią zmianę statusu. W każdej chwili może też wycofać zgłoszenie, jeśli np. uzna, że doszło do pomyłki. W takim jednak wypadku również wymagane jest uzasadnienie dla KAS.
Jednak nawet najlepszy mechanizm zgłaszania nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku należytej staranności biznesowej. Administracja skarbowa może ustalić, że fakturę wystawił podmiot nieuprawniony, ale to firma nabywcy musi stale weryfikować, czy dokument pochodzi od prawdziwego kontrahenta.
Joanna Łuksza, Kierowniczka Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL
Są wszak i dobre wieści: wraz z kolejnymi aktualizacjami KSeF-u mają się pojawić funkcje zgłaszania scamowych faktur i inne narzędzia, takie jak ukrywanie podejrzanych faktur. Do tego czasu jednak trzeba zachować czujność i nie rozliczać zbyt pochopnie wszystkich dokumentów, które zostaną przypisane do naszej firmy.
Krystian Rosiński, dziennikarz i wydawca Biznes Enter
Część odnośników to linki afiliacyjne lub linki do ofert naszych partnerów. Po kliknięciu możesz zapoznać się z ceną i dostępnością wybranego przez nas produktu – nie ponosisz żadnych kosztów, a jednocześnie wspierasz niezależność zespołu redakcyjnego.
Zdjęcie główne: Kindel Media / Pexels