Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadal budzi szereg wątpliwości przedsiębiorców. Niepewność wzbudza m.in. równoległy obieg faktur elektronicznych i papierowych, konieczność generowania kilku dokumentów do jednej transakcji czy wreszcie brak okresu przejściowego dla mikrofirm oraz ryzyko awarii całego systemu. Do tych wszystkich kwestii odniósł się wiceminister finansów Zbigniew Stawicki w odpowiedzi na kilka interpelacji jednego z posłów.
- Teza. Mimo funkcjonowania od kilkunastu dni KSeF wciąż wzbudza niepewność i wątpliwości u przedsiębiorców. Szczególnie takie kwestie, jak równoległy obieg faktur elektronicznych i papierowych, ale nie tylko.
- Dowód. Potwierdza to liczba interpelacji skierowanych do Ministerstwa Finansów przez Janusza Kowalskiego. Poseł PiS wystosował niemal 10 pism dotyczących KSeF-u.
- Efekt. Biznes Enter przyjrzał się odpowiedziom resortu na nie i przytacza najważniejsze wnioski płynące z dokumentów podpisanych przez wiceministra Zbigniewa Stawickiego.
KSeF – wiceminister finansów odpowiada na palące kwestie. Spis treści
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od kilkunastu dni zmienia codzienne funkcjonowanie firm. Narosło już wokół niego sporo mitów i niedomówień. Dlatego też Janusz Kowalski z Prawa i Sprawiedliwości wystosował szereg interpelacji do Ministerstwa Finansów, w których zawarł pytania dotyczące funkcjonowania tego systemu.
Na kilka z nich otrzymał już odpowiedź od wiceministra Zbigniewa Stawickiego. Ich esencję Biznes Enter przytacza poniżej, aby ułatwić zrozumienie nowego systemu polskim przedsiębiorcom. A jeśli wolicie posłuchać, czym jest KSeF i jakie zmiany się z nim wiążą, to zapraszamy do zapoznania się z naszą rozmową z Jakubem Bubasem, partnerem w EY, dostępną poniżej.
Dalsza część artykułu dostępna jest pod materiałem wideo
KSeF domaga się faktur elektronicznych, ale papierowe zostają w obiegu
Na pierwszy ogień weźmy interpelację dotyczącą równoległego obiegu faktur elektronicznych i papierowych (nr 14668). Jak wskazuje jej autor, taki dualizm powoduje, że „jedni uczestnicy rynku funkcjonują w systemie scentralizowanym, inni poza nim, a jeszcze inni w obu tych porządkach jednocześnie”. To, jego zdaniem, wywołuje niepewność wśród księgowych i dyrektorów finansowych, przed którymi i tak trudny rok.
Kowalski szczególnie krytycznie ocenia pozostawienie w obiegu dokumentów papierowych. I pyta Ministerstwo Finansów m.in. o to, czy ma ono dane dotyczące stopnia przygotowania przedsiębiorców do korzystania z e-faktur.
W odpowiedzi Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów i wiceszef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), podkreśla, że przedsiębiorczość generalnie przechodzi już na faktoring cyfrowy, a przy papierze zostać mogą wyjątkowe podmioty i tylko na określony czas (choć tych wyjątków jest całkiem sporo). Pozostawienie im tej możliwości tłumaczy koniecznością „zapewnienia zasady proporcjonalności oraz ciągłości obrotu gospodarczego”. Jednak podstawowa zasada jest taka, że to faktura ustrukturyzowana, czyli wystawiona i otrzymana w KSeF, jest podstawowym sposobem dokumentowania zobowiązań między firmami.
Przyznaje też, że na etapie prac nad ustawami wprowadzającymi KSeF resort spodziewał się, że podmioty gospodarcze poniosą koszty związane z dostosowaniem ich systemów księgowych do nowego systemu. Zaraz jednak dodaje, że wystawianie w nim faktur ustrukturyzowanych kosztować będzie niewiele; szczególnie dzięki udogodnieniom, które – jak twierdzi wiceminister – są zaszyte w system. Wymienia też pomocne narzędzia, którymi są:
- Aplikacja Podatnika KSeF 2.0;
- aplikacja mobilna KSeF;
- e-mikrofirma.
Kilka dokumentów w ramach jednej transakcji
W kolejnej interpelacji (nr 14672) poseł PiS zwraca uwagę na to, że po wejściu w życie KSeF-u jedna transakcja opodatkowana generuje kilka osobnych dokumentów o odmiennym statusie prawnym, podatkowym i technicznym. Wymienia, że w obrocie pojawiają się jednocześnie:
- potwierdzenie transakcji niebędące fakturą VAT;
- faktura elektroniczna stanowiąca fakturę VAT w rozumieniu ustawy;
- faktura ustrukturyzowana wystawiona w systemie teleinformatycznym;
- dodatkowe „udostępnienie” tej faktury określonym podmiotom, które – zgodnie z obowiązującymi przepisami – traktowane jest jako użycie faktury poza systemem.
Taki model powoduje zasadniczą niejasność co do tego, który z dokumentów należy uznać za właściwy z punktu widzenia prawa cywilnego, podatkowego i rachunkowego. W szczególności brak jest jednoznacznych regulacji przesądzających, który dokument stanowi podstawę powstania zobowiązania do zapłaty, który numer dokumentu powinien zostać wskazany przy realizacji płatności oraz który z nich pełni funkcję dowodu księgowego. Równolegle powstaje pytanie o zakres obowiązków archiwizacyjnych po stronie podatników oraz o ryzyko sankcji w sytuacji rozbieżności pomiędzy poszczególnymi dokumentami odnoszącymi się do tej samej transakcji.
Janusz Kowalski w interpelacji skierowanej do ministra finansów
Poprosił zatem resort o wskazanie, który dokument jest tym „właściwym” do rozliczeń. Wiceminister Stawicki, który również jest autorem odpowiedzi na tę interpelację, zaznaczył, że KSeF nie zmienia prawa cywilnego.
A zatem zobowiązanie do zapłaty nadal wynika z zawartej między obiema stronami np. umowy, zamówienia, przyjętej oferty czy też z regulaminu. Faktura wyłącznie dokumentuje zawartą transakcję i ma charakter rozliczeniowy (wskazuje czynność podlegającą opodatkowaniu oraz warunki jej rozliczenia), ale nie kreuje obowiązku zapłaty.
Docelowo dokumentem „stanowiącym podstawę dokonania zapłaty przez
nabywcę” będzie faktura ustrukturyzowana wystawiana w KSeF-ie. Na razie zaś „papierową” FV mogą obracać podmioty, które nie mają jeszcze obligatoryjnego obowiązku włączania się w system e-faktur. Natomiast od 1 stycznia 2027 r. wszystkie firmy w tytule przelewu będą musiały wpisywać numer KSeF faktury.
Brak okresu przejściowego dla najmniejszych płatników VAT?
Choć większość firm musi już korzystać z KSeF-u, to na razie każde ich „potknięcie” będzie im wybaczone. Wszelkie błędy nie będą karane do końca 2026 r., by firmy mogły w spokoju się zaadaptować i nauczyć się korzystać z nowego systemu. Takiego komfortu nie będą mieć mikro- i małe firmy. One docelowo muszą partycypować e-faktoringu od początku 2027 r., czyli od momentu, kiedy skarbówka złoży parasol ochronny.
Jak zauważa Kowalski w następnej interpelacji (nr 14720), od 1 lutego wyłączona miała zostać część testowa faktur elektronicznych w Aplikacji Podatnika. „Taki harmonogram wdrażania KSeF prowadzi do sytuacji, w której okres od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. nie będzie dla najmniejszych podatników ani okresem testowym, ani okresem ochronnym, lecz czasem niepewności, w którym podatnicy formalnie nie będą zobowiązani do korzystania z KSeF, a jednocześnie nie będą mieli narzędzi umożliwiających bezpieczne przygotowanie się do tego obowiązku” – pisze poseł PiS.
W odpowiedzi Zbigniew Stawicki podkreśla, że okres przejściowy jest efektem „największych konsultacji w historii Ministerstwa Finansów”, w których wzięło udział 10 tys. chętnych. I słowem nie wspomina o jego zmianie. Zamiast tego zachęca najmniejszych płatników VAT, by skorzystali z szeregu broszur informacyjnych i materiałów dostępnych na stronie MF. To ma wystarczyć do przygotowania się do dnia, w którym KSeF obejmie także i ich.
Zapewnił zarazem, że nieprzerwanie działają środowiska testowe i przedprodukcyjne Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, które nie będą wyłączane ani teraz, ani po pełnym wdrożeniu systemu. Tam podatnicy mogą zmierzyć się z wymaganiami e-faktur w ramach treningu. Natomiast testy w Aplikacji Podatnika „będą systematycznie rozwijane”.
Centralny system ma wzmocnić gigantów
Skoro cały proces fakturowania ma być scentralizowany, to pojawia się problem coraz powszechniej znany firmom funkcjonującym w sieci: awaria systemu. Co w przypadku, gdy jedna z nich doprowadzi do wyłączenia KSeF-u? O to również zapytał poseł Janusz Kowalski w kolejnej interpelacji (nr 14718), w którego ocenie potencjalne odcięcie systemu e-fakturowego na długie godziny uderzy przede wszystkim w małe firmy, dysponujące mniejszymi zasobami finansowymi i informatycznymi. Jego zdaniem nie będą mogły one konkurować z większymi podmiotami, które mają rozbudowane działy IT i pieniądze na „czarną godzinę”.
Wiceszef MF i KAS odpowiedź rozpoczyna, że wszyscy muszą uczestniczyć w KSeF, aby ten był „spójny i efektywny”. I dalej pisze, że wsparciem dla mikroprzedsiębiorców, którzy nie korzystają z usług zewnętrznych księgowych, są udostępnione aplikacje (wspomniane: Aplikacja Podatnika KSeF2.0, Aplikacja mobilna KSeF i e-mikrofirmy).
Ich zabezpieczeniem ma również być okres przejściowy bez sankcji oraz opóźniony obowiązek wejścia do systemu e-faktur. Mogą też nadawać uprawnienia innym osobom i podmiotom w KSeF, które za przedsiębiorców będą mogły m.in. wystawiać i odbierać faktury.
Wymienia też korzyści, które mają mieć mniejsi podatnicy VAT z centralnego systemu e-faktur. Oto niektóre z nich:
- pewność, że fakturę wystawił właściwy podmiot (choć, jak pisaliśmy w Biznes Enter, różnie z tym może być);
- usprawnienie i skrócenie procesu zwrotu VAT-u – z 60 do 40 dni;
- obniżenie kosztów przechowywania faktur, gdyż ten obowiązek bierze na siebie państwo;
- jednolity wzór faktury, który pozwoli uniknąć błędów przy księgowaniu czy ręcznym wprowadzaniu danych.
A jeśli chodzi o awarie paraliżujące system, to na ten cel przygotowano KSeF na funkcjonowanie w trybie offline. Należy przez to rozumieć wystawienie faktury poza systemem e-faktur i dosłanie jej później (w ustawowo określonym terminie 1 lub 7 dni). Ze szczegółami można zapoznać się na stronie Ministerstwa Finansów.
Cyfryzacja faktur wymusza na firmach nowe procedury bezpieczeństwa
Zresztą pełna cyfryzacja rozpościera przed firmami wachlarz nowych ryzyk. Przykład? Niska świadomość użytkowników dotycząca ochrony narzędzi służących do dostępu do KSeF, takich jak m.in. tokeny czy certyfikaty. Dla osób mniej zaznajomionych z kwestiami cyfrowymi mogą to być po prostu tzw. pliki techniczne. Z kolei dla wszelkiej maści cyberprzestępców są one świętym Graalem, który pozwoli zaatakować firmy i dobrać się do ich najpilniej strzeżonych dóbr: tajemnic handlowych i przedsiębiorstwa.
Janusz Kowalski w kolejnej interpelacji (nr 14690) zwiastuje zwiększoną liczbę ataków phishingowych czy związanych ze złośliwym oprogramowaniem mającym przechwytywać dane do logowania przedsiębiorców. A jeśli do takiego ataku dojdzie, to u poszkodowanego nim przedsiębiorcy może zostać „podkopany” wizerunek KSeF-u, jak i całego państwa, które zmusiło go do korzystania z tego systemu.
Stawicki przyznaje, że MF jest świadome zagrożeń opisanych przez posła PiS. Dlatego też stale prowadzi kampanie informacyjne instruujące przedsiębiorców, by traktowali tokeny KSeF jak dane poufne.
Na pytania o konkretne zagrożenia wynikające z e-faktoringu nie chce jednak odpowiadać. Z jednej strony tłumaczy się tym, że nie chce naprowadzać cyberprzestępców na trop, z drugiej – podpowiada, że pytania trzeba kierować do właściwego CSIRT (Computer Security Incident Response Team pol. Zespół reagowania na incydenty związane z bezpieczeństwem komputerowym).
Zapewnia jednak, że do zabezpieczenia danych używane są narzędzia szyfrowania i kryptografii będące w infrastrukturze Ministerstwa Finansów i gwarantujące najwyższe bezpieczeństwo. „System jest stabilny i został zaprojektowany w sposób umożliwiający obsługę w ciągu godziny takiej liczby faktur, która zwykle jest wystawiana w ciągu doby” – odpisuje Stawicki.
Ryzyko niewydolności systemów IT i wymuszona przerwa
Ostatnie dwie interpelacje Janusza Kowalskiego, na które jest już odpowiedź od MF-u, dotyczyły ryzyk organizacyjnych i technicznych (nr 14689) oraz przerwy technicznej KSeF-u tuż przed jego startem (nr 14887). W przypadku tej pierwszej poseł zauważa, że uruchomienie systemu „generuje nagły i skumulowany wzrost zapotrzebowania” wsparcia ze strony KAS, a także tworzy zwiększony popyt na integrację system ów ERP, biur rachunkowych czy doradców podatkowych.
Takie skokowe obciążenie aparatu administracyjnego i rynku usług IT niesie ryzyko ich niewydolności. Przedsiębiorcy mogą napotykać trudności w uzyskaniu terminowego wsparcia, co przekłada się na opóźnienia we wdrożeniach, wzrost kosztów obsługi oraz obniżenie jakości świadczonych usług. W konsekwencji ciężar organizacyjny i finansowy wdrożenia KSeF w dużej mierze jest przerzucany na podatników.
Janusz Kowalski w interpelacji skierowanej do ministra finansów
W odpowiedzi wiceminister podkreśla, że w każdej jednostce KAS wyznaczono koordynatora KSeF (choć związkowcy Administracji zgłaszają uwagi do ich przygotowania merytorycznego), jak również trenera. Przyznaje, że zapis o wzroście kosztów i zapotrzebowania na usługi IT pojawił się już w Ocenie Skutków Regulacji ustawy wprowadzającej KSeF; zaraz jednak podkreśla, że w perspektywie długoterminowej system e-faktur obniży koszty.
W kwestii wyłączenia systemu Zbigniew Stawicki podkreśla, że było ono niezbędne, aby w pełni wdrożyć system KSeF 2.0. Zarazem – według niego – termin 26-31 stycznia był najkrótszym możliwym, zapewniającym pełen start systemu od 1 lutego 2026 r.
Krystian Rosiński, dziennikarz i wydawca Biznes Enter
Zdjęcie główne: KPRM / Flickr