Od poniedziałku wnioski o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (kartę pobytu) będą składane wyłącznie elektronicznie na powstałym specjalnie w tym celu portalu MOS 2.0. W teorii rozwiązanie to ma pomóc udrożnić urzędy ds. cudzoziemców i uprościć całą procedurę. Rzeczywistość może być jednak bardziej skomplikowana. Choć formalnie obsługiwać system powinien cudzoziemiec, to realnie obowiązek ten będzie przejmowany przez pracodawcę – ostrzega ekspertka.
- Teza. 27 kwietnia wchodzi w życie nowy, w pełni cyfrowy, sposób aplikowania o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę przez cudzoziemców. To stawia przed pracodawcami i działami HR nowe wyzwania.
- Dowód. Aby uzyskać dostęp do systemu MOS, cudzoziemiec musi mieć jedną z form identyfikacji elektronicznej, czyli np. profil zaufany. Ze względu jednak na częste bariery techniczne i językowe, proces ten, zdaniem ekspertki, może okazać się bardziej wymagający, niż zakładał ustawodawca. Sytuację dodatkowo utrudnia fakt, że nie ma możliwości korekty raz złożonego wniosku.
- Efekt. Przed działami HR stoi więc trudne wyzwanie zmierzenia się z nowymi barierami wśród pracowników ich firm. Po e-Doręczeniach jest to również kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów kadrowych w firmach.
System MOS doda sporo pracy specjalistom HR. Spis treści
Wątpliwości budzi przede wszystkim skala zmiany, która ma się wydarzyć z dnia na dzień. Według Polskiego Instytutu Ekonomicznego w 2025 r. w Polsce przebywało nawet do 2,5 mln cudzoziemców, którzy teraz będą musieli nauczyć się funkcjonować nowej cyfrowej rzeczywistości.
Efekty tej adaptacji będą miały istotne znaczenie dla polskiego rynku pracy. W krajowych firmach pracuje dziś ponad 1,1 mln osób urodzonych poza Polską. Jeśli nie poradzą sobie one z nowymi procedurami legalizacji pobytu, ich dalsze legalne zatrudnienie nie będzie po prostu możliwe.
– W nowym systemie cudzoziemiec staje się formalnym uczestnikiem procesu w większym zakresie niż dotychczas, mimo że w wielu przypadkach nie posiada kompetencji językowych ani cyfrowych pozwalających na jego samodzielne prowadzenie – zauważa w rozmowie z Biznes Enter Patrycja Machajska, specjalista ds. legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców.
Oznacza to, że przed polskimi pracodawcami i działami HR pojawia się nowe wyzwanie, z którym będą musieli się zmierzyć.
System MOS przetesuje cyfryzację cudzoziemców
Mimo że sprawy pobytowe cudzoziemców nie muszą być w żaden sposób prowadzone przez zatrudniających ich pracodawców, to codzienna praktyka wielu firm wygląda tak, że to działy HR „opiekują się” takimi osobami od strony formalnej. Wynika to z tego, że wiele przybywających do Polski osób ma problem z odnajdywaniem się w skomplikowanej rzeczywistości prawno-legislacyjnej.
Aby więc utrzymać pracowników, którzy często wykonują niezwykle deficytowe na rynku pracy zawody, firmy muszą trzymać rękę na pulsie, jeśli chodzi o ich status pobytu. O ile jest to łatwe w przypadku dużych organizacji, o tyle w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw często stanowi ważny i obciążający komponent codziennej pracy.
Barierą dla wielu cudzoziemców może już samo wejście do systemu MOS 2.0. Aby wypełnić w nim wniosek potrzebny do legalizacji pobytu, muszą oni mieć jedno z narzędzi do służących do złożenia podpisu elektronicznego. A zatem obcokrajowiec musi mieć:
- profil zaufany (najpowszechniejszy);
- podpis osobisty (e-dowód);
- kwalifikowany podpis elektroniczny.
Jednak wielu cudzoziemców przebywających w Polsce to osoby starsze, które mają naturalne ograniczenia w funkcjonowaniu w środowisku cyfrowym. Inni natomiast pochodzą z regionów świata o niższym poziomie cyfryzacji niż ten, którego będą wymagać polskie urzędy.
Wąskich gardeł systemu jest więcej
Innym wąskim gardłem systemu mogą być nieaktualne dane osób starających się o legalizację pobytu. Zmorą będą stare numery paszportu, niezmienione nazwisko w dowodzie, czy też brak dostępu do powiązanego e-maila. Z tego powodu istnieje obawa, że MOS 2.0 może okazać się dla niektórych grup cudzoziemców prawdziwym wyzwaniem.
– Pracodawcy coraz częściej zatrudniają cudzoziemców, którzy nie są przygotowani do samodzielnego prowadzenia postępowań zarówno językowo, jak i cyfrowo – zauważa Patrycja Machajska w rozmowie z Biznes Enter. Zdaniem ekspertki spowoduje to, że nowe obowiązki cudzoziemców spadną na pracodawcę.
Choć formalnie odpowiedzialność za przygotowanie do obsługi systemu spoczywa na cudzoziemcu, to realnie funkcja ta będzie przejmowana przez pracodawcę lub podmioty działające w jego imieniu.
Patrycja Machajska, specjalista ds. legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, w rozmowie z Biznes Enter
Jeśli jednak pracodawca będzie chciał pomóc zatrudnianym przez siebie pracownikom z zagranicy w założeniu wymaganych profili, to jego możliwości prawne są mocno ograniczone. Ostatecznie to cudzoziemiec będzie musiał samodzielnie przejść przez całą procedurę.
Cyfryzacja procesu legalizacji oznacza jeszcze jedną zmianę w codziennej pracy działów HR.
Problematyczny załącznik nr 1
Niezbędnym elementem procedury legalizacyjnej jest tzw. załącznik nr 1, który ma potwierdzić, że składająca wniosek osoba jest zatrudniona w Polsce. To na jego podstawie urząd dokonuje oceny, czy warunki zatrudnienia cudzoziemca są zgodne z prawem. Urzędnicy sprawdzą zwłaszcza warunki pracy oraz oferowane przez pracodawcę wynagrodzenie. Jednak od 27 kwietnia, wraz z cyfryzacją obiegu dokumentu, jego znaczenie wyraźnie wzrośnie.
Kiedy obowiązywała wersja papierowa załącznika, to de facto całą odpowiedzialność za jego wypełnienie brał na siebie pracodawca. Cudzoziemiec musiał jedynie zainicjować, często słownie, potrzebę sporządzenia takiego dokumentu. Cyfryzacja tego procesu to zmieni i sprawi, że większa będzie rola samego wnioskodawcy.
Według nowych zasad, aby rozpocząć procedurę, cudzoziemiec będzie musiał prawidłowo uzupełnić adres e-mail pracodawcy, u którego jest zatrudniony. Dopiero na tej podstawie system wyśle do firmy link z załącznikiem do wypełnienia.
System ten ma jednak dwie wady. Po pierwsze link do dokumentu będzie ważny jedynie przez 30 dni. Po drugie, jakakolwiek pomyłka wnioskodawcy na etapie składania wniosku zablokuje pracodawcy możliwość uzupełnienia niezbędnych dla urzędu danych.
Nowa forma przekazywania załącznika może wymusić zmiany również po stronie samych firm. Aby wypełnić dokumenty niezbędne do legalizacji, konieczne będzie podpis elektroniczny osoby wskazanej w KRS jako reprezentant spółki. Nowy system tylko ten sposób uznaje za potwierdzenie wypełnienia dokumentu.
– Załącznik nr 1 przestaje być jedynie załącznikiem do wniosku, a staje się kluczowym punktem całego procesu legalizacji pobytu i pracy – zauważa Patrycja Machajska.
Zdaniem ekspertki kluczowe jednak będzie w najbliższych dniach wyjaśnienie roli pełnomocników.
Pełnomocnicy w nowym systemie
Do tej pory, kiedy pracodawca otrzymywał załącznik 1, to mógł zlecić jego wypełnienie dowolnej zewnętrznej firmie, z którą współpracował w tym zakresie. W systemie MOS 2.0 nie będzie to możliwe, ponieważ dopuszcza on do wypełnienia wniosków tylko te podmioty, które figurują w rejestrach KRS jako reprezentanci spółki i osoby z pełnomocnictwem.
Jak zauważa Patrycja Machajska, brakuje jednoznacznych wytycznych dotyczących funkcjonowania pełnomocników w ramach systemu MOS 2.0.
Problematyczna jest zwłaszcza kwestia sposobu składania wniosków o pełnomocnictwo oraz ich weryfikacji. Powoduje to, że nie ma pewności wśród nas, co do faktycznych możliwości operacyjnego działania w imieniu pracodawcy w realiach nowego systemu.
Patrycja Machajska, specjalista ds. legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, w rozmowie z Biznes Enter
Kiedy większość firm korzysta z okazjonalnego, zewnętrznego doradztwa, zmiana ta może mieć dla nich daleko idące konsekwencje. Brak kontroli nad wnioskiem ma jeszcze jeden wymiar.
Po podpisaniu i wysłaniu go cudzoziemiec nie będzie miał możliwości jego cofnięcia ani poprawienia bezpośrednio w systemie MOS. System nie przewiduje bowiem funkcji edycji już złożonego formularza. Oznacza to konieczność wcześniejszej, dokładnej weryfikacji wniosku po stronie pracodawcy.
Zbyt szybkie wysłanie dokumentu przez pracownika może skutkować jego odrzuceniem, a w konsekwencji brakiem możliwości przedłużenia legalnego zatrudnienia.
Ignacy Zieliński, dziennikarz Biznes Enter
Zdjęcie główne: pressfoto / freepik.com