Do 20 maja przedsiębiorcy muszą złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r. Mogą to zrobić poprzez odpowiednią deklarację za kwiecień. Co więcej, w tym samym terminie powinni też uregulować ewentualną niedopłatę – przypomina IFIRMA.PL, polski serwis księgowości online. ZUS natomiast ma więcej czasu na zwrot potencjalnej nadpłaty.
- Teza. Przedsiębiorcom pozostało ledwie kilka dni na rozliczenie się ze składki zdrowotnej za 2025 r. Terminy biegną nieubłaganie, a ich przekroczenie może skutkować zaległością względem ZUS-u.
- Dowód. Przedsiębiorcy muszą rozliczyć składkę do 20 maja. Po tej dacie zaczną biec terminy ubiegania się o nadpłatę czy możliwości korekty wniosków.
- Efekt. Rozliczenie składki zdrowotnej jest uzależnione od tego, jaką formę opodatkowania przyjęła dana firma. Sam opis rozliczenia dla różnych form pokazuje jak w soczewce stopień skomplikowania polskiego systemu danin publicznych.
Składka zdrowotna do rozliczenia dla przedsiębiorców. Spis treści
Rozliczenie składki muszą złożyć przedsiębiorcy opodatkowani według podatku liniowego, skali podatkowej lub za sprawą ryczałtu. I to niezależnie od tego, czy prowadzili działalność przez cały rok, czy też zwiesili ją w trakcie jego trwania. Zwolnieni z tego obowiązku są rozliczający się kartą podatkową oraz wspólnicy spółek komandytowych.
A jakby złych wiadomości było mało – od 1 lutego 2026 r. wzrosła minimalna podstawa wymiaru składki zdrowotnej dla przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej, podatku liniowego lub IP Box. Jeszcze w styczniu minimalna składka wynosiła 314,96 zł miesięcznie. Miesiąc później – już 432,54 zł.
Zmianę tę odczują szczególnie przedsiębiorcy osiągający niskie dochody albo okresowo wykazujący stratę z działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to, że nawet przedsiębiorca, który w danym miesiącu nie osiągnie realnego dochodu, nadal będzie zobowiązany do opłacenia minimalnej składki zdrowotnej w pełnej wysokości. Zmiana ma też duże znaczenie dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, zwłaszcza w branżach o nieregularnych przychodach.
Joanna Łuksza, kierowniczka Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL
Przejdźmy zatem krok po kroku przez różne formy opodatkowania, by ustalić wysokość składki.
Składka zdrowotna za 2025 r. Przy skali podatkowej kluczowy jest dochód
Jak zatem powinni rozliczać składkę zdrowotną? Zacznijmy od przedsiębiorców na skali podatkowej. W ich przypadku składka wynosi 9 proc. dochodu z miesiąca poprzedzającego ten, za który jest rozliczana. Jednocześnie jednak nie może być niższa niż 9 proc. minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego.
W przypadku ZUS-u rok ten trwa od 1 lutego do 31 stycznia. A zatem składkę zdrowotną za styczeń 2026 r. obliczamy według zasad ustalonych na luty 2025 r., kiedy to minimalne wynagrodzenie wynosiło 4 666 zł, a minimalna podstawa wymiaru składki stanowiła 75 proc. tej kwoty (3 499,50 zł).
A zatem, jak wylicza IFIRMA, minimalna miesięczna składka zdrowotna dla przedsiębiorców rozliczających się na skali podatkowej w 2026 r. wynosi:
- 314,96 zł za styczeń 2026 r.;
- 432,54 zł za okres luty-grudzień 2026 r.
Podobne zasady przy podatku liniowym, ale ryczałt rozlicza się inaczej
Podobnie wylicza się składkę dla przedsiębiorców na podatku liniowym. Różnica jest taka, że w ich przypadku miesięczna składka zdrowotna wynosi 4,9 proc. dochodu za poprzedni miesiąc. Także liczy się ją narastająco, przy czym nie może być niższa niż wartość minimalna – tak samo, jak w przypadku skali.
Sprawa komplikuje się w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Tutaj wysokość składki zdrowotnej nie zależy od dochodu, ale od rocznych przychodów z działalności. A zatem podstawą stawki jest odpowiedni procent przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z czwartego kwartału poprzedniego roku.
W tym przypadku mówimy o kwocie 9 228,64 zł. Oznacza to, że składka zdrowotna na ryczałcie wynosi:
- 498,35 zł w przypadku rocznego przychodu do 60 tys. zł (gdyż jest wyliczana z 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z czwartego kwartału 2025 r.).
- 830,58 zł w przypadku rocznego przychodu do 300 tys. zł (100 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z czwartego kwartału 2025 r.).
- 1495,04 zł w przypadku rocznego przychodu powyżej 300 tys. zł (180 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z czwartego kwartału 2025 r.).
Na ryczałcie rok składkowy dla celów składki zdrowotnej pokrywa się z rokiem kalendarzowym, czyli trwa od 1 stycznia do końca grudnia tego samego roku. W tej formie opodatkowania przedsiębiorca może wybrać sposób naliczania składki zdrowotnej na podstawie przychodów bieżących lub na podstawie przychodów ubiegłorocznych, jeżeli prowadził działalność cały ubiegły rok.
Joanna Łuksza, kierowniczka Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL
Oto jak rozliczyć składkę zdrowotną i pozostałe ważne informacje
Rozliczenie roczne składki zdrowotnej za 2025 r. wszyscy przedsiębiorcy składają w tym samym terminie, niezależnie od formy opodatkowania. Do 20 maja muszą ją wykazać w deklaracji ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2026 r.
Joanna Łuksza podpowiada, że obowiązek ten mają także ci, którzy zawiesili działalność. Wystarczy, że ich firma działała przez część roku składkowego, a przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu.
To, co różni poszczególne formy opodatkowania, to także możliwość odliczenia składki zdrowotnej w rozliczeniu podatkowym. W najgorszej sytuacji są podatnicy na skali. Oni nie mogą zaliczyć jej ani do kosztów uzyskania przychodów, ani odliczyć od dochodu.
Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorców na podatku liniowym. Mogą oni uwzględnić zapłacone składki zdrowotne w kosztach podatkowych albo odliczyć je od dochodu, jednak wyłącznie do limitu określonego w przepisach. Z kolei podatnicy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych mogą pomniejszyć przychód o 50 proc. zapłaconych składek zdrowotnych. Oznacza to, że choć sama składka pozostaje obowiązkowym obciążeniem, w części może obniżyć podstawę opodatkowania.
Joanna Łuksza, kierowniczka Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL
Jeśli doszło do nadpłaty, to przedsiębiorca powinien do 1 czerwca złożyć wniosek o jej zwrot (RZS-R) za pomocą profilu płatnika w eZUS/PUE-ZUS. Zwrot nastąpi najpóźniej do 3 sierpnia. Gorzej jest z niedopłatą – trzeba ją uregulować razem ze składkami za kwiecień, czyli do 20 maja. Po tym terminie może zostać uznana za zaległość wobec ZUS-u.
Ewentualną korektę zaś trzeba przekazać w dniu wysłania wniosku o zwrot nadpłaty. Chyba że jej nie wykażemy, wtedy skorygowaną deklarację możemy przesłać do 1 lipca.
Najważniejsze terminy dla przedsiębiorców
- 20 maja – ostateczny termin rozliczenia rocznego składki zdrowotnej, w tym opłacenie składek za kwiecień i ewentualnej niedopłaty.
- 1 czerwca – ostatni dzień na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty.
- 1 lipca – ostatnia szansa na korektę rozliczenia za 2025 r. (dla tych przedsiębiorców, którzy nie zwrócili się o zwrot nadpłaty).
- 3 sierpnia – najpóźniejszy termin zwrotu nadpłaty przez ZUS po sprawdzeniu przez urząd prawidłowości danych i sytuacji przedsiębiorcy (czy np. nie ma on na koncie zaległości).
Krystian Rosiński, dziennikarz i wydawca Biznes Enter
Zdjęcie główne: Jakub Zerdzicki / Pexels