Przetargi na zamówienia publiczne nie kojarzą się ani z najprostszą, ani z najprzyjemniejszą formą pozyskiwania kontrahentów. Godziny ślęczenia nad urzędniczymi dokumentami, łączenia kropek i zależności pomiędzy nimi to robota dla koneserów. To jednak chce zmienić pewien startup, który postanowił zautomatyzować większość procesu. – Wspieramy wykonawców w tym, żeby mogli łatwiej startować w tych przetargach i je wygrywać – mówi Biznes Enter jego prezeska.
- Teza. Przetargi publiczne niełatwe źródło pozyskiwania zamówień. Najlepiej wiedzą o tym firmy w nich startujące, które często mają pracowników lub wręcz całą komórkę specjalnie przeszkoloną w zakresie składania ofert. Procedurę wchodzenia do świata publicznych zamówień chce uprościć startup ContractSpot poprzez automatyzację.
- Dowód. Firma ta przygotowała swój własny, autorski algorytm, który analizuje dokumenty związane z poszczególnym przetargiem. Na bazie pozyskanych w ten sposób danych pomaga przedsiębiorcy w przygotowaniu dokumentacji ofertowej; pilnuje też terminów i przypomina o dodatkowych obowiązkach wymaganych przez urzędników.
- Efekt. „Wspieramy wykonawców w tym, żeby mogli łatwiej startować w tych przetargach i je wygrywać” – mówi Biznes Enter Alicja Ziemlińska, prezeska startupu.
Przetargi publiczne mają być prostsze. Spis treści
Przetargi publiczne to ciężki kawałek chleba. Trzeba przeglądać stos dokumentów, by wyłuskać informacje o terminach czy formie zgłaszania się do udziału. Do tego potrzebne jest wiele godzin na analizę Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), by ustalić, na jakie konkretne sprzęty lub usługi urząd zgłasza zapotrzebowanie. To może zniechęcać przeciętnego przedsiębiorcę, nawet jeśli wcześniej myślał o udziale w postępowaniu. I właśnie tu wkracza ContractSpot.
Startup, który ma ułatwiać udział w przetargach
Czym się zajmuje ten startup? – Automatyzujemy proces przygotowania ofert w przetargach publicznych i kontraktach rządowych, czyli wspieramy wykonawców w tym, żeby mogli łatwiej startować w tych przetargach i je wygrywać – opowiada w rozmowie z Biznes Enter Alicja Ziemlińska, jego prezeska.
Posłuchaj całej rozmowy z Alicją Ziemlińską poniżej. Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
W jaki sposób? ContractSpot jest swego rodzaju „platformą webową”, przeczesującą całą dokumentację publicznych przetargów. Specjalnie do tego przystosowany algorytm analizuje ją, a następnie skaluje zawarte w nich dane pod kątem możliwości potencjalnego wykonawcy. Temu ostatniemu dostarcza „warunki brzegowe”, czyli wymagania organizatora dotyczące m.in. doświadczenia, zasobów finansowych i kadry.
Wszystko po to, żeby wykonawca mógł podjąć decyzję: „ok, tutaj mogę złożyć ofertę”. Później [algorytm – przyp. red.] pozwala procesem zarządzać, ponieważ stale aktualizuje dane. Np. jeśli zamawiający zmieni termin na składanie ofert, to od razu trzeba przeliczyć nowy termin na zadawanie pytań zamawiającemu do tej dokumentacji. ContractSpot robi to automatycznie.
Alicja Ziemlińska, prezeska ContractSpot, w rozmowie z Biznes Enter
Chcą oszczędzać twój czas
Algorytm tego startupu zatem oszczędza czas, który normalnie przedsiębiorstwo musiałoby poświęcić na analizę dokumentów i zależności pomiędzy poszczególnymi warunkami przetargu. Obniża też koszt stały przygotowania oferty.
Do analizy dokumentów i przygotowania oferty w postępowaniu firma musiałaby oddelegować pracowników i zapewnić im odpowiedni czas. Jednak przetargi najczęściej wygrywa najtańszy, więc różnica kilkudziesięciu groszy może doprowadzić do tego, że cała inicjatywa pójdzie w piach. A osobom zaangażowanym w nią i tak trzeba by było zapłacić.
Jednak – jak deklaruje nasza rozmówczyni – ContractSpot ma ograniczać takie ryzyko do minimum. – Raz, że samo przestrzelenie ceny może sprawić, że zmarnowałeś zasoby na przygotowanie tej oferty. Dwa, że jeśli popełnisz błąd, nawet nieumyślnie lub niecelowo, możesz narazić się na wykluczenie z rynku. A nam zależy na tym, żeby ta konkurencja była jak najszersza, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw – podkreśla Alicja Ziemlińska.
Wskazuje też, że jej firma z jednej strony pomaga firmom chcącym wziąć udział w postępowaniu przetargowym, bo ułatwia im wejście w ten proces, ale z drugiej – działa na rzecz organizatora przetargu. A to dlatego, że zwiększa liczbę ofert, spośród których może on wykonać przyszłego wykonawcę, co ogranicza liczbę przetargów odwołanych z powodu braku zainteresowania.
Algorytm nie jest wyrocznią
Startup ten jednak nie działa wyłącznie na podstawie opisywanego algorytmu. Jego praca jest stale nadzorowana i audytowana przez zespół ludzi zatrudnionych przez ContractSpot. Obecnie kadra liczy 10 osób – studentów politechnik, uniwersytetów lub świeżo upieczonych absolwentów najważniejszych polskich uczelni.
Jeśli wykonawca popełni błąd lub wprowadzi w błąd zamawiającego, nawet nieumyślnie, to może zostać wykluczony z rynku na co najmniej rok. To jest zbyt poważna sprawa, żeby zostawić to systemom automatycznym. To nie jest kwestia agresywnej sprzedaży. To jest kwestia podzielenia procesu na odpowiednie elementy i świadomego, odpornego automatyzowania go.
Alicja Ziemlińska, prezeska ContractSpot, w rozmowie z Biznes Enter
Dlatego też startup wybrał ścieżkę wzrostu nie agresywnego, ale spokojnego, wolniejszego. Specjalizuje się w poszczególnych branżach, przy bliskiej współpracy z wykonawcami. Po to, by ich klient mógł zyskać pewność, że zadba o niego odpowiedzialny podmiot.
Oprac. Krystian Rosiński
Zdjęcie główne: Grafikę stworzył Sylwester Kluszczyński